App para encuestas psicosociales online

¿Qué ventajas tiene utilizar una aplicación de encuestas psicosociales online?

Los métodos de evaluación psicosocial más extendidos como FPSICO 4.0 e ISTAS21, contemplan el uso de una aplicación para la cumplimentación.

Sin embargo, ninguno de los dos dispone de un método online para cumplimentar el cuestionario que permita a empresas con distintas delegaciones puedan hacerlo simultáneamente en la misma base de datos.

Cómo funciona nuestra APP de evaluación psicosocial

El pase del cuestionario FPSICO 4.0 debe garantizar la total confidencialidad a los/as trabajadores/as, con objeto de asegurarse la fiabilidad de los resultados obtenidos.

Pase de cuestionarios FPSICO 4.0 a través de correo electrónico

El método incluye el envío de un correo electrónico con un número secreto (token) aleatorio único para cada usuario.

Cada persona recibe un correo por parte OTP con un acceso único a la web del cuestionario, junto con una breve explicación sobre cómo cumplimentarlo, y el motivo de la realización.

Cada usuario, dispone de un único intento para cumplimentar el cuestionario, quedando inhabilitado el acceso una vez enviado.

La confidencialidad se salvaguarda por la disociación de los datos: OTP dispone de las claves de acceso de los usuarios y los correos electrónicos. Sin embargo, esta clave de acceso no se registra en la base de datos, por lo que una vez enviado se hace imposible seguir una trazabilidad entre cuestionario enviado y persona.

El proceso de cuestionario incluye:

Sistema de envío automático de mails: el sistema importa automáticamente la lista de correos de todos los usuarios y genera automáticamente una clave privada única para cada uno de ellos.

El software permite realizar envíos automatizados de correo electrónico con un acceso al cuestionario (no solicita en este caso clave alguna). Se realizan envíos de recuerdo, según acuerdo con la empresa, cada dos o tres días (solamente a las personas que no lo han cumplimentado).

Pase de cuestionarios FPSICO 4.0 mediante uso de tarjetas confidenciales

Este método consiste en la entrega de tarjetas confidenciales con un rasca-rasca que oculta el número o clave secreta para acceder al cuestionario.

La empresa debe facilitar un ordenador o tablet con la url al cuestionario ubicada en el escritorio (para que sea de fácil acceso), y una vez dentro la APP solicita la clave de acceso al cuestionario, que obtiene de la tarjeta.

Una vez utilizada la tarjeta, la clave queda inhabilitada para su uso.

Envío de recordatorios para cumplimentar el cuestionario psicosocial online

Uno de los aspectos más importantes de la evaluación es garantizar una participación alta en todos los departamentos de forma que los resultados se ajusten a la realidad de la empresa.

Esto se consigue a través del envío de recordatorios periódicos, previamente pactados con la organización.

Se incluye en los correos recordatorios las siguientes opciones:

Informes de evolución del proceso de encuestas psicosociales

Se realiza el envío de la evolución diaria del proceso: diariamente o según se convenga con la empresa, nuestro sistema emite un informe diario con la participación por unidad de análisis de forma que se tiene en todo momento conocimiento de la evolución del proceso.

Podemos decir, que nuestra metodología garantiza porcentajes de participación muy elevados tanto para evaluación psicosocial como para encuestas de clima.

Actualmente estamos teniendo una media de participación entre el 60-85% de toda la plantilla. Siempre y cuando la empresa se ajuste a nuestra metodología propuesta.

Se puede observar en el gráfico siguiente de evolución de la participación, como con cada envío de mails recordatorios aumenta el nivel de respuesta, de forma que en 2 semanas se pueden obtener muy buenos resultados (ampliable a 3-4 semanas).

El proceso incluye:

Resumen de respuestas a una fecha:

• Respuestas completas.
• Respuestas incompletas: nuestro sistema evita este supuesto, debido a que no permite enviar el cuestionario sin cumplimentar todas las opciones.
• Total de respuestas.

Resumen de participantes de la encuesta:

• Total de invitaciones
• Total de encuestas completadas.

Incidencias reportadas:

• Total de incidencias asistidas: se incluye en el mail de envío del cuestionario un mail y un teléfono de contacto de soporte.
• Tipología: se resumen las incidencias tratadas por tipología.

Resolución de incidencias en las encuestas psicosociales online

La informatización de los datos en la aplicación se realiza sencillamente a través de la base de datos online obtenida. De forma que se realiza el análisis datos e interpretación de los resultados con la aplicación FPSICO.

El informe incluye una comparativa con la media normativa (requisito legal) pero, además:

Soporte del departamento de informática

El proceso de soporte con el departamento de informática es llevado a cabo por un interlocutor único.

OTP dispone de servicio de asistencia informática y programación propio con un nivel de respuesta y resolución de 24-48 horas máximo (en función de la incidencia).

Se incluyen:

Entrega de fichero de resultados

Una vez finalizado el proceso de encuestas OTP realiza su adaptación a fichero txt para su importación en la base de datos del programa FPSICO 4.0 o ISTAS21

Posteriormente se realiza una exportación de resultados en el nuevo formato admitido por esta aplicación en formato *.mdb.

El proceso no se da por concluido hasta que la empresa confirma la correcta importación de los datos en su sistema.

Disponemos de nuestra propia aplicación para encuestas psicosociales

OTP-Oficina Técnica de Prevención dispone de una aplicación informática online de cuestionarios de evaluación psicosocial y estudios de clima laboral.

Se trata de una aplicación informática de elaboración propia testada y funcional que ha sido sometida a diferentes auditorías de seguridad en la información por parte de distintos clientes obteniendo en todos los casos un nivel de adecuación satisfactorio para el desarrollo de encuestas psicosociales y de clima laboral.

Web psicosocial app.evaluacionpsicosocial.com, se adjunta un acceso para el cuestionario (no es acceso de administrador), que permite ver cómo funciona la cumplimentación de cuestionarios:

https://app.evaluacionpsicosocial.com/cuestionario/tuempresa

Código de acceso: codigoprueba

Nuestra aplicación tiene las siguientes herramientas:

• Traducción a otros idiomas: permite trabajar con el mismo cuestionario en distintos idiomas según las necesidades de la organización.
• Diseño responsive: el cuestionario se puede responder en tablet, móvil o pc sin ningún problema de compatibilidad por ser de diseño html responsive y compatible con versiones de Windows, Imac, Linux y los navegadores más habituales: Chrome, Firefox, Edge o I.Explorer.
• Opción de respuestas condicionadas: se puede programar para que, en función de una pregunta demográfica, por ejemplo, “provincia”, en el siguiente desplegable solamente aparezcan los “centros” de esa provincia. Haciendo más sencilla la cumplimentación.
• Opción de guardar y seguir más tarde: permite al usuario dejar la sesión, con medio cuestionario cumplimentado, y seguir más tarde donde lo dejó.
• Garantiza la confidencialidad: dispone de dos modalidades de cumplimentación, ambas con una CLAVE secreta única o TOKEN que garantiza además que solamente es rellenado 1 vez por persona.
  1. Sistema de envío automático de mails: el sistema importa automáticamente la lista de correos de todos los usuarios y genera automáticamente una clave privada única para cada uno de ellos. El software permite realizar envíos automatizados de correo electrónico con un acceso al cuestionario (no solicita en este caso clave alguna). Se realizan envíos de recuerdo, según acuerdo con la empresa, cada dos o tres días (solamente a las personas que no lo han cumplimentado).

Ejemplo de envío de cuestionario online por Mail a la persona trabajadora

Análisis de resultados adicionales

Si la empresa lo requiere, y sin coste adicional, se brinda la posibilidad de incluir junto con la evaluación de riesgos psicosociales análisis adicionales:

• Evaluación del compromiso / engagement. Mediante cuestionario validado UWES-9[1]
• Evaluación de la Salud General mediante la aplicación del cuestionario GHQ-12[2].
• Evaluación de la satisfacción general con la organización.
• Índice global de riesgos por unidad de análisis.
• Calidad del liderazgo.
• Segregación de resultados por variables demográfica sexo, grupos de edad, grupos de antigüedad, delegación, etc…

Con la información obtenida, se incluyen análisis de comparación de medias entre Delegaciones / unidades de análisis y análisis de correlación entre índice global de riesgos / compromiso / calidad del liderazgo. Obteniendo información muy valiosa para el plan de intervención.

[1] Utrecht Work Engagement Scale

[2] General Health Questionnaire

Presentación de resultados

Tabla de resultados de cada factor de riesgo, con el porcentaje de personas con riesgo elevado o muy elevado. Incluye gradación por colores que mejora la interpretación (100% rojo y 0% verde)

Gráfico de barras con el nivel de compromiso global (engagement) por unidad de análisis.

Calidad de liderazgo por unidad de análisis, obtenido del FPSICO (escala interna obtenida por OTP)

Análisis de correlación entre niveles de riesgo total, compromiso y calidad directiva.

Para cada unidad de análisis se incluye un desglose de resultados por pregunta de cada factor de riesgo. Donde se incluye el % de respuestas que más penalizan, visualizado con escala de colores.