Todo proceso de evaluación psicosocial debe garantizar la confidencialidad. Es decir, que el trabajador tenga la seguridad de que la información que nos va a facilitar es totalmente anónima.
Participación y confidencialidad
Para garantizar el éxito de todo el proceso de evaluación debemos tener en cuenta las siguientes premisas:
- Tenemos que transmitir a todos los participantes la finalidad de la evaluación: identificar los factores de riesgos psicosociales para poder eliminarlos o reducirlos al máximo. Es decir, la finalidad es mejorar sus condiciones de trabajo.
- Debemos garantizar la confidencialidad del proceso.
- Debemos dejar claro que la participación es voluntaria. No se puede obligar a responder, en un proceso donde queremos garantizar la confidencialidad, pues perderíamos algo fundamental, la sinceridad del participante.
- La cumplimentación del cuestionario psicosocial debe estar prevista en horario de trabajo, en un espacio tranquilo e íntimo.
Si somos capaces de garantizar estos cuatro puntos, conseguiremos una gran participación, y con respuestas sinceras.
Conseguir este objetivo requiere una preparación previa, un análisis de la realidad de la empresa y por supuesto, hacer partícipes a los trabajadores o sus representantes en todo el proceso.
Una de las cosas que más desconfianza genera, es que se les informe cuando ya está todo decidido y sin haber realizado ninguna consulta previa.
Entre las metodologías de recogida de cuestionarios se enumeran las siguientes, incluyendo sus ventajas e inconvenientes:
Cuestionario psicosocial en Formato papel
Se trata del método tradicional, históricamente más usado, pero actualmente desplazado por las nuevas metodologías. Consiste en dejar a disposición de los trabajadores los cuestionarios en papel para que marquen sus respuestas.
Cómo garantizar la confidencialidad con cuestionarios psicosociales en papel
- Los cuestionarios deben “ponerse a disposición”, no entregar en mano: algunas personas recelan cuando se les entrega en mano por si están “marcados” con tinta invisible. Mejor que sean ellos quienes lo cojan, o que la entrega se realice delante de ellos.
- El cuestionario debe poder responderse solamente marcando con “x”. No dejar campos de escritura libre. Algunas personas están convencidas de que la empresa dispone de grafólogos en plantilla que serán capaces de identificarlos por el tipo de letra.
- En el espacio y lugar donde se cumplimenta el cuestionario no deberá haber ningún representante de la empresa, responsable o encargado que pueda intimidar a los participantes. Se debe concretar con anticipación quiénes estarán en la sala para dar soporte o explicar el proceso.
- Una vez cumplimentado el cuestionario, el trabajador debe comprobar que la entrega y custodia se hace con garantías de confidencialidad: es decir, debe preverse un sobre o una urna que permita “perder de vista” cada cuestionario una vez entregado o depositado.
- La urna debe permanecer custodiada y cerrada durante todo el proceso, hasta que se realice la apertura oficial de la urna y se recojan los cuestionarios. Lo ideal es mantenerla cerrada con un candado y con un adhesivo en la zona de apertura que contendrá las firmas del equipo supervisor (empresa y delegados de PRL). De esta forma se puede tener garantía de que la urna no es manipulada.
Limitaciones del papel para hacer una evaluación psicosocial
Las desventajas del formato papel también debemos conocerlas:
- Aumentan el coste del proceso: impresión del papel, tiempos de entrega y recogida, logística de los traslados… pero, sobre todo, el mayor coste reside en la tarea de “picar” los cuestionarios.
- Aumentan los tiempos de entrega de la evaluación. Teniendo en cuenta que se tardan 5 min./cuestionario, en una jornada laboral normal, una persona es capaz de pasar 96 cuestionarios, ¿cuántos días o personas hacen falta para trasladar 1.000 cuestionarios?
- Estamos sujetos al “error humano” en el pase de cuestionarios. Según un estudio interno realizado por OTP, mecanizando 800 cuestionarios entre 5 personas, se obtuvo una tasa de error del 2%. Esto quiere decir, que, en un FPSICO con 89 preguntas, en los 800 cuestionarios se erraron en 1.424 preguntas de las 71.200. Lo cual puede provocar la existencia de falsos positivos en cuestiones tan sensibles como el acoso sexual o violencia física.
Modalidad online para evaluar los riesgos psicosociales
Este es actualmente el método que está en auge, debido en gran medida al avance de las nuevas tecnologías y a su extensión entre la población: tanto gente joven como las personas mayores tienen acceso a un Smartphone.
El formato online también puede garantizar la confidencialidad, pero deben cubrirse algunos requisitos:
Cómo garantizar la confidencialidad con cuestionarios psicosociales online
- Asegúrate de que el acceso al cuestionario se realiza a través de una página web con protocolo seguro (https sobre SSL/TLS). ¿Qué quiere decir esto? Que, aunque utilicemos el wifi de la organización, sabemos que cuando le damos al botón de enviar cuestionario, nuestros datos no los puede “recoger” nadie que no sea el propietario de la web.
- Si el envío del cuestionario es a través de correo electrónico, asegúrate de tener el permiso previo de todos los participantes del uso de su cuenta para este fin.
- El acceso al cuestionario se realiza a través de una clave privada (obviamente nunca será un dato relacionado con el usuario, como el DNI, etc…). De esta forma deberá garantizarse que cada usuario puede rellenar un único cuestionario.
- La base de datos de recogida de cuestionarios no deberá incluir el email y/o claves privadas. Es decir, los datos deberán estar disociados, de forma, que nadie pueda identificar ninguna respuesta de la base de datos.
- Preferentemente se deberán elegir proveedores que dispongan de certificación ISO 27001 o en su defecto que pasen auditorías de seguridad de la información. De esta forma nos garantizamos que no existan pérdidas de datos o caídas del servicio de cuestionarios online.
- Antes de empezar, deberás verificar que el cuestionario online es compatible con los navegadores web utilizados y que éstos están actualizados a su última versión. Si se van a realizar mediante Smartphone, verificar que son cuestionarios “responsive” y se adaptan a pantallas pequeñas.
Limitaciones de hacer la evaluación psicosocial online
Pese a las facilidades que presenta la metodología online, cabe destacar que tiene sus propias limitaciones:
No todo el mundo tiene pc o smartphone
Aunque las nuevas tecnologías están muy extendidas, todavía colectivos que no tienen forma de acceder. En estos casos, se pueden alquilar equipos o poner a disposición en salas o comedores para la cumplimentación.
Hay que hacer más campañas de comunicación
Por lo general, la modalidad online requiere mayor difusión para alcanzar los mismos niveles de participación que en modalidad presencial.
Cuidado no se vaya el cuestionario al buzón de spam
Si no aseguramos la compatibilidad del cuestionario, o no se prevén los filtros anti-spam de la mayoría de los gestores de correo, podemos encontrar un gran colectivo que no recibirá el acceso o lo dejará por imposible.
En conclusión, podemos elegir modalidad papel, online o incluso mixta. Lo importante es saber gestionar bien el proceso.
En ambos casos, deberemos realizar un recuento de participación durante todo el proceso y mantener informados al equipo de trabajo, de forma que se puedan hacer campañas de sensibilización e información que garanticen la participación.
Cabe destacar que la evolución de las respuestas en cuestionario online sigue una curva exponencial negativa. De forma que en los primeros días de envío del cuestionario se recaban el 60% de las encuestas, a la semana se reduce al 30%, pero a partir de la 3ª semana el nivel de respuesta se reduce drásticamente.
Por eso no es recomendable alargar un proceso más de 4 semanas a no ser que existan causas justificadas.
Conclusiones
La confidencialidad del proceso de evaluación psicosocial es un tema muy delicado a tener en cuenta. En OTP-Oficina Técnica de Prevención hemos visto muchos procesos distorsionados y fracasados por una mala gestión.
Es importante que las empresas se pongan en manos de profesionales que sepan cómo manejar la confidencialidad del proceso y dar confianza a los usuarios para optimizar la participación y sinceridad de las respuestas.
Hola Germán.
Me estoy planteando utilizar Google Forms para los cuestionarios ¿ves algún inconveniente en esta herramienta?
Muchas gracias y un saludo.
El problema de Google Forms es como se extrae la información de cada pregunta. Luego es muy muy complejo hacer el traslado a las aplicaciones psicosociales, pero no imposible.
Un cordial saludo
Buenas tardes, hay ciertas preguntas (edad, sexo, categoría, grupo profesional, etc) que pueden «limitar» dicha confidencialidad y hacer dudar a los trabajadores de que sus respuestas puedan ser observadas por parte de la Dirección. Que explicación se podria dar para generar mayor tranquilidad?
Lo que puedes hacer es que esas preguntas sean voluntarias, no obligatorias. Y antes del enunciado de las mismas, poner un texto relativo a que el análisis se realizará de forma grupal.
A nosotros nos funciona.
Muy buenos días, interesante artículo, quería hacer una consulta, en mi empresa las mayoría de las encuestas (por no decir todas) tanto de clima laboral, como de factores de riesgo psicosociales (entre otras), la realizamos de manera oneline, sin embargo existe algo que me genera mucha inquietud, al iniciar la encuesta nos pide ingresar el numero de identificación personal, con ello ya genera mucha desconfianza y no se puede ser honesto al contestar el cuestionario.
Es correcto realizar este procedimiento o existe alguna norma que nos permita sustentar el poder decir a la empresa que no nos pidan el numero de identificación personal para poder llenar la encuesta.
Me quedo atento a su gentil respuesta.
Es del todo inusual pedir una identificación para entrar al cuestionario psicosocial o como parte de las variables demográficas solicitadas. De hecho como bien dices es contraproducente porque reduce la participación y la fiabilidad de las respuestas (mucha gente responde sin ser sinceros del todo). No digo que se vulnere la confidencialidad, alguna justificación técnica tendrán: normalmente evitar que alguien lo rellene dos veces. Pero hay sistemas que garantizan este requisito (por ejemplo el nuestro) sin pedir ningún dato personal.
Respecto a la confidencialidad me remito al Criterio de ITSS 104-21 que dice lo siguiente: «Cuando los datos recogidos en el proceso de evaluación de riesgos psicosociales puedan estar sujetos a la Ley Orgánica 3/2018 sobre Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, se estará a lo dispuesto en dicha norma, sin perjuicio del ejercicio del derecho de información y el deber de confidencialidad (Art. 36.2.b) LPLR) que corresponde a los delegados de prevención. Los cuestionarios o escalas que se utilicen en la evaluación pueden ser anornmos o pueden no serlo, siempre que se garantice la confidencialidad de los datos, si bien hay que tener en cuenta que el anonimato puede contribuir a aumentar la tasa de respuesta y la sinceridad en la misma.»
Estimado Germán.
Muchas gracias por su gentil respuesta, voy a revisar las normativas para estar mas claro, te comento que hace poco tuvimos una encuesta de Factor de Riesgo Psicosocial, de la misma forma nos pide el dato de número de identificación y adicional a ellos la misma empresa sabe quién ha hecho y no la encuesta ya que hace no mucho pasaron un listado de las personas que no habían llenado la misma, es decir, a parte de no existir el anonimato !nos están obligado a llenarla¡ cuando esta debería ser voluntaria, si es que no me equivoco.
Un saludo cordial.
Hola quién debe estar el día de hacer el cuestionario siendo del grupo de trabajo 3 delegados, una técnico de la empresa, y 3 mandos de la empresa? Han de estar los jefes de la empresa que están en la mesa de trabajo? Ese día
En realidad, el único que tiene la necesidad de estar es el técnico de PRL por si surgen dudas durante la cumplimentación del cuestionario. El resto de personas que puedan asistir se deberán acordar en el seno del grupo de trabajo: primando siempre que la presencia de unas u otras personas no supongan una intimidación del usuario. Es decir, que estén presentes los jefes durante la cumplimentación yo no lo recomiendo. Otra cosa es que quieran aparecer por allí «los miembros del GT» ya sean RLT o responsables para determinar si el proceso sigue las pautas y reglas fijadas. Pero permanecer allí, podría ser intimidatorio. En cualquier caso, aprobado por escrito en el seno del GT.
como puedo asegurar la confidencialidad y el anonimato si la evaluación la realiza el propio empresario , ya que tiene la formación necesaria y la modalidad preventiva de la empresa es el empresario
Existen mecanismos para garantizarlo. Desde usar una urna y trabajar en formato papel, a métodos digitales como el nuestro que funciona con cuestionarios online anonimizados.
Hola como podría redactar un párrafo donde este incluido lo de confidencialidad, la aplicación será en modalidad online
Yo creo que puedes explicar con detalles la metodología de trabajo vas a usar y responder a todas las dudas sobre confidencialidad en un pequeño párrafo.
Saludos.
Que contraseña se debe usar para poder combinar, editar, etc los archivos de cuestionario y de estudio psicosocial?
Hola, estoy haciendo el cuestionario, pero no encuentro la forma de enviar link por correo a los trabajadores. Estamos en plam de cero papel, por lo que entregarlo de esa forma no es factible.
Quedo atenta
Romina
El cuestionario no está preparado para realizarlo online. Para eso debes utilizar aplicaciones específicas que permite esta modalidad. Nosotros tenemos una, por si te interesa.
Saludos.
si no deseo hacerlo que hago firmo o que coloco gracias
Si no quieres rellenar el cuestionario de evaluación psicosocial, puedes negarte. No es obligatorio cumplimentarlo.
Buenas tardes deseo realizar el cuestionario y pregunte a mi superior si debo tener algun permiso y me adicho que no, pero no encuentro la forma de realizar el cuestionario con sus respectibas preguntas
Para aplicar el FPSICO 4.0 o cualquier otra evaluación de riesgos psicosociales, debes ser Técnico Superior en prevención de riesgos laborales, y además, para que se considere válido, pertenecer al Servicio de Prevención de la empresa. Ya sea propio, ajeno o mancumunado.
Saludos.