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Todo proceso de evaluación psicosocial debe garantizar la confidencialidad. Es decir, que el trabajador tenga la seguridad de que la información que nos va a facilitar es totalmente anónima.

Participación y confidencialidad

Para garantizar el éxito de todo el proceso de evaluación debemos tener en cuenta las siguientes premisas:

  • Tenemos que transmitir a todos los participantes la finalidad de la evaluación: identificar los factores de riesgos psicosociales para poder eliminarlos o reducirlos al máximo. Es decir, la finalidad es mejorar sus condiciones de trabajo.
  • Debemos garantizar la confidencialidad del proceso.
  • Debemos dejar claro que la participación es voluntaria. No se puede obligar a responder, en un proceso donde queremos garantizar la confidencialidad, pues perderíamos algo fundamental, la sinceridad del participante.
  • La cumplimentación del cuestionario psicosocial debe estar prevista en horario de trabajo, en un espacio tranquilo e íntimo.

Si somos capaces de garantizar estos cuatro puntos, conseguiremos una gran participación, y con respuestas sinceras.

Conseguir este objetivo requiere una preparación previa, un análisis de la realidad de la empresa y por supuesto, hacer partícipes a los trabajadores o sus representantes en todo el proceso.

Una de las cosas que más desconfianza genera, es que se les informe cuando ya está todo decidido y sin haber realizado ninguna consulta previa.

Entre las metodologías de recogida de cuestionarios se enumeran las siguientes, incluyendo sus ventajas e inconvenientes:

Cuestionario psicosocial en Formato papel

cómo garantizar la confidencialidad: cuestionario psicosocial en papel
Cumplimentación cuestionario psicosocial en papel. FPSICO 4.0

Se trata del método tradicional, históricamente más usado, pero actualmente desplazado por las nuevas metodologías. Consiste en dejar a disposición de los trabajadores los cuestionarios en papel para que marquen sus respuestas.

Cómo garantizar la confidencialidad con cuestionarios psicosociales en papel

  • Los cuestionarios deben “ponerse a disposición”, no entregar en mano: algunas personas recelan cuando se les entrega en mano por si están “marcados” con tinta invisible. Mejor que sean ellos quienes lo cojan, o que la entrega se realice delante de ellos.
  • El cuestionario debe poder responderse solamente marcando con “x”. No dejar campos de escritura libre. Algunas personas están convencidas de que la empresa dispone de grafólogos en plantilla que serán capaces de identificarlos por el tipo de letra.
  • En el espacio y lugar donde se cumplimenta el cuestionario no deberá haber ningún representante de la empresa, responsable o encargado que pueda intimidar a los participantes. Se debe concretar con anticipación quiénes estarán en la sala para dar soporte o explicar el proceso.
  • Una vez cumplimentado el cuestionario, el trabajador debe comprobar que la entrega y custodia se hace con garantías de confidencialidad: es decir, debe preverse un sobre o una urna que permita “perder de vista” cada cuestionario una vez entregado o depositado.
  • La urna debe permanecer custodiada y cerrada durante todo el proceso, hasta que se realice la apertura oficial de la urna y se recojan los cuestionarios. Lo ideal es mantenerla cerrada con un candado y con un adhesivo en la zona de apertura que contendrá las firmas del equipo supervisor (empresa y delegados de PRL). De esta forma se puede tener garantía de que la urna no es manipulada.

Limitaciones del papel para hacer una evaluación psicosocial

Las desventajas del formato papel también debemos conocerlas:

  • Aumentan el coste del proceso: impresión del papel, tiempos de entrega y recogida, logística de los traslados… pero, sobre todo, el mayor coste reside en la tarea de “picar” los cuestionarios.
  • Aumentan los tiempos de entrega de la evaluación. Teniendo en cuenta que se tardan 5 min./cuestionario, en una jornada laboral normal, una persona es capaz de pasar 96 cuestionarios, ¿cuántos días o personas hacen falta para trasladar 1.000 cuestionarios?
  • Estamos sujetos al “error humano” en el pase de cuestionarios. Según un estudio interno realizado por OTP, mecanizando 800 cuestionarios entre 5 personas, se obtuvo una tasa de error del 2%. Esto quiere decir, que, en un FPSICO con 89 preguntas, en los 800 cuestionarios se erraron en 1.424 preguntas de las 71.200. Lo cual puede provocar la existencia de falsos positivos en cuestiones tan sensibles como el acoso sexual o violencia física.

Modalidad online para evaluar los riesgos psicosociales

Cómo garantizar la confidencialidad: cuestionario online
Cuestionario psicosocial online. APP evaluacionpsicosocial.com

Este es actualmente el método que está en auge, debido en gran medida al avance de las nuevas tecnologías y a su extensión entre la población: tanto gente joven como las personas mayores tienen acceso a un Smartphone.

El formato online también puede garantizar la confidencialidad, pero deben cubrirse algunos requisitos:

Cómo garantizar la confidencialidad con cuestionarios psicosociales online

  • Asegúrate de que el acceso al cuestionario se realiza a través de una página web con protocolo seguro (https sobre SSL/TLS). ¿Qué quiere decir esto? Que, aunque utilicemos el wifi de la organización, sabemos que cuando le damos al botón de enviar cuestionario, nuestros datos no los puede “recoger” nadie que no sea el propietario de la web.
  • Si el envío del cuestionario es a través de correo electrónico, asegúrate de tener el permiso previo de todos los participantes del uso de su cuenta para este fin.
  • El acceso al cuestionario se realiza a través de una clave privada (obviamente nunca será un dato relacionado con el usuario, como el DNI, etc…). De esta forma deberá garantizarse que cada usuario puede rellenar un único cuestionario.
  • La base de datos de recogida de cuestionarios no deberá incluir el email y/o claves privadas. Es decir, los datos deberán estar disociados, de forma, que nadie pueda identificar ninguna respuesta de la base de datos.
  • Preferentemente se deberán elegir proveedores que dispongan de certificación ISO 27001 o en su defecto que pasen auditorías de seguridad de la información. De esta forma nos garantizamos que no existan pérdidas de datos o caídas del servicio de cuestionarios online.
  • Antes de empezar, deberás verificar que el cuestionario online es compatible con los navegadores web utilizados y que éstos están actualizados a su última versión. Si se van a realizar mediante Smartphone, verificar que son cuestionarios “responsive” y se adaptan a pantallas pequeñas.

Limitaciones de hacer la evaluación psicosocial online

Pese a las facilidades que presenta la metodología online, cabe destacar que tiene sus propias limitaciones:

  1. No todo el mundo tiene pc o smartphone

    Aunque las nuevas tecnologías están muy extendidas, todavía colectivos que no tienen forma de acceder. En estos casos, se pueden alquilar equipos o poner a disposición en salas o comedores para la cumplimentación.

  2. Hay que hacer más campañas de comunicación

    Por lo general, la modalidad online requiere mayor difusión para alcanzar los mismos niveles de participación que en modalidad presencial.

  3. Cuidado no se vaya el cuestionario al buzón de spam

    Si no aseguramos la compatibilidad del cuestionario, o no se prevén los filtros anti-spam de la mayoría de los gestores de correo, podemos encontrar un gran colectivo que no recibirá el acceso o lo dejará por imposible.

En conclusión, podemos elegir modalidad papel, online o incluso mixta. Lo importante es saber gestionar bien el proceso.

En ambos casos, deberemos realizar un recuento de participación durante todo el proceso y mantener informados al equipo de trabajo, de forma que se puedan hacer campañas de sensibilización e información que garanticen la participación.

Cabe destacar que la evolución de las respuestas en cuestionario online sigue una curva exponencial negativa. De forma que en los primeros días de envío del cuestionario se recaban el 60% de las encuestas, a la semana se reduce al 30%, pero a partir de la 3ª semana el nivel de respuesta se reduce drásticamente.

Por eso no es recomendable alargar un proceso más de 4 semanas a no ser que existan causas justificadas.

Cómo garantizar la confidencialidad: evolución de las respuestas en cuestionario online
Evolución de respuestas a cuestionario psicosocial online en el tiempo. Fuente propia.

Conclusiones

La confidencialidad del proceso de evaluación psicosocial es un tema muy delicado a tener en cuenta. En OTP-Oficina Técnica de Prevención hemos visto muchos procesos distorsionados y fracasados por una mala gestión.

Es importante que las empresas se pongan en manos de profesionales que sepan cómo manejar la confidencialidad del proceso y dar confianza a los usuarios para optimizar la participación y sinceridad de las respuestas.